QUYỀN WEINGARTEN
Giờ đây, khi đã biết một số quy tắc áp dụng cho các tình huống kỷ luật, bạn đã sẵn sàng cho một loại cuộc họp đặc biệt gọi là ” Đại diện Weingarten”.
Weingarten là vụ việc tại Tòa Án Tối Cao Hoa Kỳ trao cho nhân viên quyền có người đại diện của liên đoàn trong một số tình huống “khi người giám sát yêu cầu đưa ra thông tin có thể được dùng làm cơ sở để đưa ra hình thức kỷ luật.”
Thỉnh thoảng, cần nhắc lại cho các thành viên về quyền Weingarten của họ: Nhân viên phải luôn yêu cầu một người đại diện nếu cuộc họp có thể dẫn đến hình thức kỷ luật. Có thể làm điều này bằng “Danh thiếp Weingarten” [cỡ danh thiếp] có mô tả pháp lý ở một mặt …
“Nếu cuộc thảo luận này dẫn đến việc tôi bị kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động hay ảnh hưởng đến các điều kiện làm việc của tôi theo cách nào đó, tôi nghiêm túc yêu cầu rằng người đại diện liên đoàn của tôi được tham gia.”
… và tất cả những người đại diện liên đoàn và số điện thoại của họ ở mặt còn lại.
Có thể có lúc người quản lý bỏ qua các quyền Weingarten của nhân viên. Nếu điều đó xảy ra, hãy tư vấn cho nhân viên ngồi trong phòng để nghe người quản lý nói, ghi chú chi tiết rằng họ yêu cầu một người đại diện và yêu cầu đã bị từ chối, và sau khi rời khỏi cuộc họp, liên hệ ngay với người đại diện để gửi mệnh lệnh với NLRB.
Hãy chắc chắn rằng bạn nhớ mọi thứ mà bạn chịu trách nhiệm trong một cuộc họp Weingarten:
Nếu bạn có thông báo từ trước, hãy hỏi bộ phận quản lý xem đó là gì. Sau đó, bạn có thể chuẩn bị cho chính mình (và nhân viên) về các câu hỏi mà họ sẽ hỏi.
Những gì cần nói với nhân viên trước cuộc họp:
- Lạnh lùng. Thực sự lạnh lùng.
- Cẩn trọng. Mọi điều bạn nói có thể là bằng chứng chống lại bạn.
- Trả lời ngắn gọn. Không tình nguyện làm điều gì. Bạn không được từ chối trả lời, nhưng không phải bằng mọi cách trở nên có ích.
Sự hiện diện của bạn sẽ ngăn cản bộ phận quản lý hăm dọa nhân viên. Nếu không, bạn có thể phản đối hành vi đó và ghi chép lại.
(Bạn đang ghi chép cẩn thận trong cả cuộc họp. Ghi chú sẽ cần thiết nếu “cần thực hiện các bước.” )
Trong cuộc họp, bạn có thể đưa ra lời khuyên cho nhân viên về cách trả lời. Bạn cũng có thể yêu cầu bộ phận quản lý đặt câu hỏi một cách rõ ràng và yêu cầu ngừng họp trong chốc lát để bàn bạc với nhân viên.
Bạn ở đó để đảm bảo nhân viên được đối xử công bằng và chứng minh rằng liên đoàn luôn đứng sau nhân viên. Hãy làm điều đó và thế là bạn đã hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Hợp đồng của bạn sẽ nêu rõ các điều khoản về quy trình khiếu nại mà liên đoàn đã thương lượng.
Quy trình khiếu nại được tiến hành theo “các bước” (từ thảo luận ban đầu cho đến gặp gỡ người giám sát cấp thấp để đi đến phân xử chính thức), với các giới hạn thời gian cụ thể được chỉ định cho từng bước. Bạn phải cố gắng đáp ứng các yêu cầu về từng bước trong giới hạn thời gian đã xác định. Nếu không làm vậy, khi không có nguyên nhân thích đáng, bạn có thể mất quyền khiếu nại về mặt nào đó.
Thông thường, tiến trình khiếu nại thường diễn ra như sau:
- BƯỚC 1 Người đại diện gặp người giám sát cấp thấp.
- BƯỚC 2 Nếu không có giải pháp, người đại diện sẽ gặp bộ phận quản lý cấp cao hơn.
- BƯỚC 3 Nếu không có giải pháp, có thể có một cuộc họp khác như ở Bước 2, hoặc một “ban” khiếu nại hoặc tương tự để giải quyết mọi việc:
- PHÂN XỬ Trong trường hợp không ai muốn phân xử, nhưng vấn đề vẫn được giải quyết ở bước này thông qua một bên trung gian thứ ba.
Để đảm bảo không bao giờ mất quyền khiếu nại do đã hết giới hạn thời gian, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một sơ đồ nhỏ. Bạn sẽ biết chính xác thời điểm đồng hồ bắt đầu chạy. Bây giờ, hãy xem lại hợp đồng và điền vào bảng ngay lúc này, trước khi bạn quên mất.
| Bước | Liên Đoàn | Chủ lao động |
| BƯỚC 1 | Phải gửi trong vòng ___ ngày kể từ ngày xảy ra vấn đề. | Phải phản hồi trong vòng ___ ngày. |
| BƯỚC 2 | Phải yêu cầu Bước 2 trong vòng ___ ngày sau khi chủ lao động phản hồi Bước 1. | Phải phản hồi trong vòng ___ ngày. |
| BƯỚC 3 | Phải yêu cầu Bước 3 trong vòng ___ ngày sau khi bộ phận quản lý phản hồi Bước 2. | Phải phản hồi trong vòng ___ ngày. |
| PHÂN XỬ | Phải yêu cầu phân xử trong vòng ___ ngày sau khi bộ phận quản lý phản hồi Bước 3. |
Quyết định tiến hành quy trình phân xử sẽ không dễ dàng được đưa ra. Việc ra quyết định còn tùy thuộc vào những yếu tố như tầm quan trọng của sự việc (vấn đề), mức độ nghiêm trọng của vụ việc, phí tổn và cơ hội giành thắng lợi. Thông tin điều tra, ghi chú và báo cáo của bạn sẽ thực sự quan trọng khi đưa ra những quyết như vậy.
Bước 1 Viết đơn khiếu nại nhằm đưa ra thông báo chính thức cho chủ lao động rằng liên đoàn đang điều tra vấn đề này.
Bước này không khó, nhưng bạn phải thực sự chú ý vào một số ít cụm từ pháp lý mà chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn. Sau này, đơn khiếu nại sẽ đóng vai trò quan trọng nếu vụ việc này đi đến quy trình phân xử.
Một đơn khiếu nại bằng văn bản đủ ý sẽ bao gồm 3 phần:
Tình huống Một câu mô tả về những gì đã xảy ra (hoặc chưa xảy ra). Câu này bao gồm tên hoặc các tên của người khiếu nại, chỉ rõ thời gian và địa điểm xảy ra sự việc. Trình bày ngắn gọn. Bạn không tranh luận về vụ việc ở đây. Bạn đang trình bày những gì đã xảy ra.
Tuyên bố Một câu nêu rõ lý do tại sao đây là khiếu nại hợp lệ. Ví dụ: “Chủ lao động đã vi phạm Phần __ của hợp đồng và tất cả các phần liên quan khác trong hợp đồng.” Nếu bạn biết về bất kỳ thông lệ nào trước đây hoặc các hành vi vi phạm khác liên quan đến khiếu nại này, bạn có thể ghi vào đơn khiếu nại.
Bạn nên trích dẫn các phần cụ thể trong hợp đồng đã bị vi phạm. Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể viết là “Hành động này đã vi phạm hợp đồng.”
Biện pháp khắc phục Phần này cho chủ lao động biết yêu cầu của liên đoàn. Về cơ bản, chúng ta cân nhắc những vấn đề mà nhân viên cần phải có để không xảy ra vi phạm: tiền lương, lương truy cấp, quyền dành cho nhân viên thâm niên, phúc lợi, v.v.
Nếu bạn biết rõ biện pháp khắc phục, hãy viết “nhân viên phải được, bao gồm nhưng không giới hạn ở [biện pháp khắc phục].” Nếu bạn chưa xác định được biện pháp khắc phục, bạn có thể viết “nhân viên phải được bằng mọi cách”.
Nếu đây là sự thay đổi lớn về chính sách, bạn có thể đề nghị bộ phận quản lý “hủy thay đổi này và khôi phục các điều kiện trước đó” hay “dừng lại và chấm dứt phương pháp này.”
Nếu đây là đơn khiếu nại liên quan đến vấn đề kỷ luật từng nhân viên, đừng quên cho họ thấy những gì bạn đã viết và giải thích những việc bạn đang làm. Đảm bảo họ đồng thuận.
Chúng tôi đưa ra một vài ví dụ về Bước 1 Viết đơn khiếu nại để bạn hình dung rõ hơn.
MỘT VÀI ĐƠN KHIẾU NẠI MẪU
| Vấn đề đã xảy ra Joe Jones, nhân viên phục vụ tại Bệnh Xá Manor, đã làm việc trong 45 giờ vào tuần trước nhưng chỉ nhận được lương cho 40 giờ.Vấn đề được viết như sau “Joe Jones chỉ được trả lương cho 40 giờ trong số 45 giờ anh ấy đã làm trong tuần ngày 23 tháng 6. Điều này vi phạm Phần VIII, Giờ Làm Việc, và tất cả các phần khác có liên quan trong hợp đồng. Joe Jones phải được, bao gồm nhưng không giới hạn ở, trả lương cho 5 giờ với hệ số 1,5 lần.” |
| Vấn đề đã xảy ra Khi không có thông báo của bộ phận quản lý, chủ lao động đã tiến hành thay đổi về ca làm việc đối với Bộ Phận Nấu Ăn và Bộ Phận Bảo Trì.Vấn đề được viết như sau “Liên đoàn khiếu nại việc thay đổi ca trong các bộ phận Nấu Ăn và Bảo Trì vào ngày 2 tháng 10. Hành động này vi phạm Phần II, Giờ Làm Việc, và tất cả các phần khác có liên quan trong hợp đồng, cũng như thông lệ thông báo trước của bộ phận quản lý. Bộ phận quản lý phải hủy bỏ thay đổi này và khôi phục ca làm việc như cũ.” |
| Vấn đề đã xảy ra Sue Miller, thư ký của Bộ Phận Xe Cơ Giới, đã bị chuyển khỏi bộ phận này sau khi từ chối đi với người giám sát của cô.Vấn đề được viết như sau “Sue Miller đã bị chuyển khỏi Bộ Phận Xe Cơ Giới một cách vô lý vào ngày 5 tháng 7. Điều này vi phạm Phần IV, Thăng Chức và Điều Chuyển; Section XX, Điều khoản về Chống Phân Biệt Đối Xử; và tất cả các phần có liên quan trong hợp đồng, cũng như Tiêu Đề VII của Đạo Luật Quyền Dân Sự. Sue Miller phải được trở lại làm việc trong bộ phận cũ, khôi phục mọi chế độ tiền lương, phúc lợi và thâm niên; và người giám sát phải chấm dứt hành vi quấy rối tình dục theo luật. |
MÁNH KHÓE CỦA BỘ PHẬN QUẢN LÝ
Bây giờ, chúng ta nên đề cập đến một số thủ đoạn phổ biến của bộ phận quản lý nhằm chống lại bạn và liên đoàn của bạn. Người quản lý có thể sử dụng những thủ đoạn này một cách “khôn khéo” trong Bước 1 (cuộc họp) hoặc “có chiến lược” trong nhiều tuần và nhiều tháng sau khi gửi đơn khiếu nại. Nhưng họ sẽ sử dụng chúng. Họ luôn có sẵn những thủ đoạn.
- TRÌ HOÃN
Bất cứ lúc nào có thể. Bằng cách trì hoãn, bộ phận quản lý hy vọng bạn sẽ không còn quan tâm và dừng lại. Đó là lý do luôn có giới hạn thời gian cho các bước khiếu nại, và cũng là lý do chúng tôi yêu cầu bạn ghi lại các giới hạn đó vào sổ. (Bạn đã ghi lại chưa?) - ĐÁNH LẠC HƯỚNG, LÀM KHÓ HIỂU
Giống như một phù thủy làm lạc hướng chú ý của bạn, các ông chủ thích đưa ra các vấn đề không liên quan đến khiếu nại mà bạn đang nói đến. Đừng để họ làm như vậy. - ĐE DỌA VÀ SỈ NHỤC
Thô lỗ, nhưng thường có hiệu quả. Đừng để bộ phận quản lý kích động khiến bạn mất kiểm soát. Nếu bạn đi cùng một người khiếu nại đến cuộc họp, hãy nhớ là họ đã chuẩn bị thủ đoạn này. Hãy yêu cầu một cuộc họp kín của ban lãnh đạo (bên ngoài) nếu bạn cho rằng ai đó sắp mất bình tĩnh (kể cả bạn). - ĐÁNH ĐỔI
Khi nhiều vấn đề đang được tranh luận, bộ phận quản lý có thể đưa ra cho bạn một “sự đánh đổi”: một thắng, một thua. Đừng rơi vào bẫy đó. Chắc chắn đó là cách làm mất đi sự tin tưởng của các thành viên, và có thể khiến bạn gặp phải khiếu nại về việc đại diện công bằng. Không bao giờ đặt cược sự liêm chính của mình để “thắng” một vấn đề cả. Nếu bạn thua cả hai khiếu nại, thì là như vậy đó. Nếu bạn đã từng đánh đổi, bộ phận quản lý sẽ yêu cầu liên đoàn nhượng bộ cho mọi thỏa thuận từ đó về sau. - GÂY CẢN TRỞ
Giống như trì hoãn, một thủ đoạn tồi tệ. Đôi khi họ lừa gạt, đôi khi không. Đây là cách thực hiện các quy trình phân xử có chiến lược. Cách duy nhất để nhận ra là viện dẫn giới hạn thời gian trong hợp đồng. Đó là lý do có các giới hạn này. Liên đoàn có nhiệm vụ xúc tiến quy trình khiếu nại.
CUỘC HỌP BƯỚC 1
“Cuộc họp bước” (thường là Bước 1 trong quy trình khiếu nại chính thức) giống như cuộc họp “tiền trạm”, chỉ khác là phải làm nhiều thứ hơn: chuẩn bị nhiều hơn, lên kế hoạch nhiều hơn và bấp bênh hơn.
Cuộc họp Bước 1 thường liên quan đến người giám sát cấp thấp. Điều này có thể tốt hoặc không tốt. Một mặt, người giám sát có thể muốn giải quyết vấn đề trước người giám sát của họ biết. Mặt khác, người giám sát có thể thiếu thẩm quyền để giải quyết vấn đề.
Xem lại 11 quy tắc làm việc với bộ phận quản lý.
Ghi lại các điểm chính và thông tin hỗ trợ.
Dự đoán về những lập luận và bộ phận quản lý sẽ đưa ra. Cố gắng “suy nghĩ như một ông chủ.”
Nếu người khiếu nại tham dự cuộc họp, hãy chuẩn bị trước cho họ. Xác định những gì nên và không nên nói.
Ghi chép đầy đủ. Trong trường hợp chuyển sang Bước 2, 3 hoặc phân xử, ghi chú của bạn có thể tạo ra sự khác biệt giữa thắng và thua.
Luôn duy trì một quan điểm thống nhất. Yêu cầu một cuộc họp kín của ban lãnh đạo nếu thành viên nào đó phản đối hay đưa ra đề xuất (hoặc nếu bộ phận quản lý nói điều gì đó khiến bạn ngạc nhiên).
Tuyệt đối không tự động đưa ra thông tin không giúp ích.
Đừng thừa nhận các mệnh lệnh làm ảnh hưởng đến vụ việc của bạn. Hãy để bộ phận quản lý chứng minh trường hợp của họ.
MỘT VÀI CÂU HỎI VÀ CÂU TRẢ LỜI
| H | Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên vi phạm hợp đồng hoặc làm điều gì đó khiến họ gặp rắc rối? |
| Đ | Hãy cân nhắc việc trao đổi riêng với nhân viên đó, hoặc đề nghị bạn bè của họ trò chuyện với họ. Bạn nên coi mình là một đồng nghiệp đang lo ngại rằng nhân viên sẽ bị kỷ luật và liên đoàn sẽ làm giảm nhẹ quyết định đó. |
| H | Điều gì sẽ xảy ra nếu bộ phận quản lý kỷ luật một nhân viên mà không có người đại diện? |
| Đ | Bộ phận quản lý không phải cho nhân viên biết quyền của họ. Nhân viên có quyền yêu cầu sự hiện diện của người đại diện trong cuộc họp kỷ luật. Tuy nhiên, nếu nhân viên đã yêu cầu và bộ phận quản lý từ chối, bạn có thể gửi đơn khiếu nại xoay quanh vấn đề này. |
| H | Điều gì xảy ra nếu tôi không thể tiến hành điều tra đầy đủ trong giới hạn thời gian để xác định xem khiếu nại có hợp lệ hay không? |
| Đ | Hãy gửi đơn khiếu nại và tiếp tục quá trình điều tra. Bạn luôn có thể rút lại đơn khiếu nại vào lúc khác. |
| H | Sẽ ra sao nếu một người khiếu nại tiết lộ một thông tin trong cuộc họp tiền trạm rằng mà tôi chưa hề biết? |
| Đ | Hãy yêu cầu một cuộc họp kín của ban lãnh đạo và bắt đầu kiểm soát thiệt hại. Việc chất vấn hiệu quả có thể giúp ngăn chặn điều này, nhưng đó hầu như là một hoạt động rất quan trọng đối với người đại diện. Trong tất cả các cuộc chất vấn trước cuộc họp, hãy luôn hỏi “Còn điều gì bạn chưa nói với tôi mà tôi cần biết không?” |
| H | Điều gì xảy ra nếu khiếu nại của nhân viên không hợp lệ? |
| Đ | Giải thích lịch sự lý do với nhân viên. Và tất nhiên, bạn sẽ phải tìm ra mọi cách khác để giải quyết vấn đề của nhân viên. Hầu hết nhân viên đều hiểu mọi người trong liên đoàn sẽ mất niềm tin ra sao nếu liên đoàn ủng hộ một khiếu nại vô căn cứ. Tuy nhiên, một nhân viên có thể tự quyết định việc cần phải gửi đơn khiếu nại. Trong những trường hợp như vậy, người đại diện phải rất cẩn thận để tránh các mệnh lệnh DFR. |
KIỂM SOÁT ÁP LỰC CỦA BẠN
Hãy thẳng thắn về việc nào đó. Trở thành người đại diện là một công việc có nhiều áp lực.
Tuy nhiên, người nào đó hoàn thành công việc này sẽ nói rằng nó không giống như điều khiển không lưu hay thuần hóa một con sư tử. Thật tệ.
Sẽ có những ngày các thành viên làm bạn tổn thương, bộ phận quản lý lừa dối bạn và mọi thứ đều không như ý muốn Chúng ta không thể gạt bỏ những áp lực. Áp lực là một phần trong công việc của bạn, và nó luôn xuất hiện khi ai đó tình nguyện chỉ dẫn người khác vượt qua những trở ngại khó khăn.
Nhưng chí ít, chúng tôi có thể cho bạn biết rằng chúng tôi hiểu điều đó. Sau đây là 3 điều có thể giúp ích:
| 1. | Chiêu mộ những người giúp đỡ và giao phó một số phần việt. Bạn không thể tự mình làm tất cả mọi việc. Bạn sẽ giải tỏa được áp lực của bản thân và mang lại cơ hội học hỏi cho những thành viên khác. |
| 2. | Trò chuyện với người đại diện chính hoặc viên chức liên đoàn của bạn. Họ sẽ hiểu. |
| 3. | Tham gia vào hội đồng người đại diện. Những người đại diện và các nhà hoạt động khác có thể giúp bạn giải quyết vấn đề và hỗ trợ bạn. |
Xử lý tốt mọi việc và vẫn phấn đấu đạt được mục tiêu là điều khiến những người đại diện của SEIU trở thành những con người thực sự rất đặc biệt. Hãy tự hào về điều đó. Chúng ta làm được.